Muchas veces, en el camino de la evolución de una empresa familiar, la familia propietaria se encuentra tarde o temprano con la oportunidad de redactar un Protocolo Familiar. Suele presentarse como una excelente oportunidad para desarrollar un conjunto de normas o cláusulas que regulan su relación con la empresa o la actividad económica principal. Si el proyecto de redacción se logra completar (es posible que en el camino surjan situaciones que impidan llevar a buen puerto la finalización del Protocolo o peor aún, que difieran indefinidamente la firma del borrador final), la familia propietaria tendrá en sus manos un manual de gestión de su patrimonio, lo que les permitirá llevar a cabo, entre otras cosas, la transición del proyecto empresarial a manos de la siguiente generación… o al menos esa era la idea inicial.
Sin embargo… ¿Qué ocurre cuando nada ocurre? ¿Conocen algún caso en el que la intención de regular la relación de los dueños con su patrimonio a través de un Protocolo Familiar se queda en solo eso, en una intención? En nuestra experiencia, nos hemos topado con casos como esos: familias que, luego de un largo y complejo proceso, logran firmar un documento que termina formando parte de su archivo histórico, pero no del día a día de sus vidas. Empresas familiares que pusieron un gran empeño en un proyecto de reglamentación, que no caló en la cultura ni en los hábitos de quienes firmaron el pacto y se comprometieron en su momento a hacer de su proyecto empresarial la base de un futuro mejor. Y en algunos de esos casos, hemos tenido la oportunidad de intervenir y ayudarles a replantear el escenario para reactivar el compromiso y darle vida a esa idea original.
Lo primero que hacemos es conversar con la familia y ver qué es lo que puede haber fallado. Y de esas conversaciones se derivan algunas conclusiones que suelen ser un lugar común en la mayoría de los casos, y que enumeramos a continuación:
- No basarse en el consenso para la búsqueda de los acuerdos, analizando y discutiendo las necesidades, expectativas y circunstancias particulares de cada uno de los miembros del grupo familiar, y dejar que sea una voz (generalmente la del líder fundador), la que se imponga en las decisiones.
- Darle demasiada importancia a la firma del documento, por lo que se ha intentado por todos los motivos el que se formalicen los acuerdos, dejando de un lado la discusión y búsqueda de alternativas que satisfagan las necesidades del grupo familiar
- Utilizar plantillas prediseñadas del documento o Protocolos escritos para otras familias, así como prescindir de expertos externos que les guíen en el proceso, al intentar buscar la comodidad y facilitar el trabajo, queriendo en algunas ocasiones con ello ahorrar un dinero en consultores.
- No basarse en la definición de un sueño compartido como método de creación de la base de los acuerdos y lanzarse “sin anestesia” a redactar las cláusulas regulatorias de un futuro que no tiene un horizonte claramente consensuado ni un modelo de gestión patrimonial enfocado.
- Evadir los temas medulares de las relaciones de la familia: precisamente esos que son el motivo de fondo de las inquietudes del grupo familiar, los temas difíciles de hablar y que siempre se quieren evitar, llenando de contenido satélite un documento que debería sentar las bases de una relación efectiva, y que a fin de cuentas no evitará que los problemas que no se quisieron afrontar surjan tarde o temprano en el camino.
- Pensar que lo pactado está escrito en piedra y cerrar las puertas a la actualización, modificación, supresión o inclusión de nuevos acuerdos que garanticen una normativa más sincera con la realidad de la familia en el momento que esta lo requiera.
- Finalmente, lo más importante (y en lo que coinciden casi todos los casos): pensar que todas las soluciones están en el Protocolo Familiar. Y vamos a dejarlo claro: no se puede protocolizar el futuro. Es imposible que unos acuerdos prevean las miles de circunstancias por las que un sistema tan complejo como una familia empresaria estará enfrentando constantemente a lo largo de su evolución. El verdadero secreto está en el Consejo de Familia. Sólo con la activación de un foro en el cual la familia pueda conversar sobre los temas que no se han previsto, pero que ha basado su filosofía de trabajo en un sueño compartido, una visión y valores claros y unas reglas bases para funcionar, se podrá seguir adelante haciendo frente a los peligros que acechen más adelante al proyecto empresarial y su continuidad.
Luego de entender la realidad del caso, solemos presentarles una serie de propuestas de trabajo que se enfocan en lo que consideramos el verdadero valor de una familia empresaria que desea retomar el proyecto de profesionalizar la gestión de su patrimonio: que las cosas funcionen de una vez. ¿Y cómo se logra esto? Implementando un Sistema de Gestión Familiar que, basado en el foro adecuadamente empoderado para la toma de decisiones (el Consejo de Familia), una planificación de actividades para alcanzar objetivos reales y medibles (una Agenda de Trabajo), unas reglas adaptadas y adaptables a las circunstancias (un Protocolo Familiar actualizado), fundamentadas en un norte claro y definido (el Sueño Compartido), pueden funcionar en base a conversaciones sobre un plan estratégico que la familia ha diseñado y al que le hace seguimiento constante. Para ello, acompañamos a la familia en el trazado y el recorrido de la ruta a seguir, asignando responsabilidades y haciendo seguimiento de los temas sobre los que se han asumido compromisos, estando presentes en las conversaciones para garantizar el equilibrio y la armonía (especialmente cuando las situaciones se ponen difíciles), y organizando con ellos todas las reuniones que sean necesarias para alcanzar los acuerdos sobre lo que se ha acordado y sobre lo que surja como un nuevo reto.
Al final de un primer período de trabajo (generalmente un año), muchas familias empresarias asumen el concepto de lo que constituye un verdadero Sistema de Gestión Familiar: que lo importante no es el documento que firmaron, sino el mantener la disciplina de las reuniones en familia con el compromiso se ser ordenados e incorporar ese hábito a la cultura familiar, dándose cuenta que el verdadero poder reside en el consenso de ideas en el seno del Consejo de Familia y que la implementación del Sistema los transforma para siempre y los eleva al siguiente nivel en la evolución que experimentan durante el camino para alcanzar su sueño compartido.
Guillermo Salazar
Houston, TX, Agosto 2016
Houston, TX, Agosto 2016
